Wie man mit WISO Vermieter 365 die Nebenkostenabrechnung erstellt

Wussten Sie, dass über 30% der Nebenkostenabrechnungen in Deutschland Fehler enthalten? Diese Fehler kosten Vermieter nicht nur Zeit und Geld, sondern können auch zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen.

Die manuelle Erstellung einer Nebenkostenabrechnung ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Selbst mit Excel-Tabellen bleiben viele Unsicherheiten bestehen. WISO Vermieter 365 (Version 2025) bietet hier eine professionelle Lösung, die den gesamten Abrechnungsprozess vereinfacht und automatisiert.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit WISO Vermieter 365 eine rechtssichere Nebenkostenabrechnung erstellen können. Von der Installation über die Dateneingabe bis zum fertigen Dokument – Sie erfahren alles, was Sie für eine erfolgreiche Abrechnung benötigen.

WISO Vermieter 365 Installation und Grundeinrichtung

Bevor Sie mit der Nebenkostenabrechnung beginnen können, müssen Sie WISO Vermieter 365 korrekt einrichten. Hier erfahren Sie alle wichtigen Schritte von der Installation bis zur Grundkonfiguration.

Systemvoraussetzungen und Download

Für einen reibungslosen Betrieb von WISO Vermieter 365 (Version 2025) benötigt Ihr Computer folgende Mindestanforderungen:

• Windows 10 oder Windows 11 mit aktuellem Service-Pack

• Prozessor ab 1 GHz

• 2 GB RAM Arbeitsspeicher

• 500 MB freier Festplattenspeicher

• Bildschirmauflösung mindestens 1280 x 1024 Pixel

• Microsoft.NET ab Version 4.7.2

Wichtig: Eine aktive Internetverbindung ist für die Produktaktivierung und regelmäßige Updates erforderlich.

Erste Schritte nach der Installation

Nach dem Download führen Sie die Installation durch. Die Software leitet Sie durch einen übersichtlichen Einrichtungsprozess. Besonders praktisch: Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht auch Einsteigern einen schnellen Start.

Für maximale Flexibilität können Sie zwischen zwei Nutzungsvarianten wählen:

• Desktop-Version: Klassische Installation auf Ihrem Windows-PC

• Web-Version
  

Grundlegende Programmeinstellungen

Die Software ist darauf ausgelegt, dass Sie sich schnell zurechtfinden. Nach der ersten Anmeldung werden Sie durch die wichtigsten Grundeinstellungen geführt. Das Programm fragt alle notwendigen Informationen in einfacher Sprache ab.

Wichtige Ersteinstellungen:

• Aktivierung Ihrer Lizenz mit der erhaltenen Garantie-Nummer

• Festlegung des Abrechnungszeitraums

• Einrichtung der grundlegenden Programmoberfläche

Beachten Sie, dass WISO Vermieter 365 eine Laufzeit von 365 Tagen hat . In diesem Zeitraum erhalten Sie automatisch alle wichtigen Updates und können die Software für alle anfallenden Abrechnungen nutzen.

Mieterdaten und Objektinformationen erfassen

Die korrekte Erfassung von Mieterdaten und Objektinformationen bildet das Fundament für eine erfolgreiche Nebenkostenabrechnung. WISO Vermieter 365 unterstützt Sie dabei mit einer strukturierten Vorgehensweise.

Anlegen von Mietobjekten und Wohnungen

WISO Vermieter 365 eignet sich für verschiedene Immobilienarten:

• Einliegerwohnungen

• Einfamilienhäuser

• Mehrfamilienhäuser

• Eigentumswohnungen

Im Bereich "Stammdaten" erfassen Sie zunächst die grundlegenden Informationen zu Ihren Mietobjekten. Das Programm führt Sie durch alle notwendigen Eingaben in einfacher, verständlicher Sprache. Besonders wichtig ist die präzise Erfassung der Wohnfläche und der vorhandenen Zähleinrichtungen.

Mieterdaten korrekt eingeben

Nach der Objekterfassung folgt die Eingabe der Mieterdaten. Die Software bietet hierfür eine übersichtliche Eingabemaske, in der Sie alle relevanten Informationen strukturiert erfassen können. Wichtig: Achten Sie besonders auf:

• Vollständige Kontaktdaten

• Exaktes Mietverhältnis-Startdatum

• Korrekte Bankverbindung

• Vereinbarte Vorauszahlungen

Bei Mieterwechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums ermöglicht WISO Vermieter 365 eine centgenaue Abrechnung der anteiligen Kosten .

Vorauszahlungen dokumentieren

Die genaue Dokumentation der Vorauszahlungen ist entscheidend für eine korrekte Nebenkostenabrechnung. Nach der Eingabe der Stammdaten erfassen Sie die monatlichen Vorauszahlungen. Das System berücksichtigt dabei:

• Monatliche Abschlagszahlungen

• Sondervorauszahlungen

• Änderungen der Vorauszahlungshöhe

Praxis-Tipp: Legen Sie für jede Kostenart separate Vorauszahlungen an. Dies erleichtert später die Zuordnung und Abrechnung der tatsächlichen Kosten. Die Software unterstützt Sie dabei durch automatische Plausibilitätsprüfungen und verhindert Eingabefehler.

Für die spätere Abrechnung ist es wichtig, dass Sie alle Zählerstände (z.B. für Strom und Wasser) sorgfältig dokumentieren. WISO Vermieter 365 bietet hierfür eine separate Eingabemaske, in der Sie Anfangs- und Endstände erfassen können.

Betriebskosten eingeben und zuordnen

Nach der Erfassung der Grunddaten geht es an den zentralen Teil der Nebenkostenabrechnung: Die Eingabe und Zuordnung der Betriebskosten. WISO Vermieter 365 macht diesen komplexen Prozess deutlich einfacher.

Verschiedene Kostenarten erfassen

Die Software ermöglicht eine strukturierte Erfassung aller relevanten Betriebskosten. Nach der Eingabe der Stammdaten können Sie Ihre Rechnungen direkt im System erfassen. Folgende Schritte sind dabei wichtig:

1. Rechnungen chronologisch eingeben

2. Kostenart korrekt zuordnen

3. Beträge centgenau erfassen

4. Abrechnungszeitraum überprüfen

5. Belege digital archivieren

Verteilerschlüssel festlegen

WISO Vermieter 365 bietet flexible Möglichkeiten zur Festlegung der Umlageschlüssel. Die Software verteilt alle Kosten automatisch und centgenau auf die Mieter. Besonders praktisch: Die Umlageschlüssel sind flexibel anpassbar und erweiterbar.

Bei der Verteilung der Kosten haben Sie verschiedene Optionen:

• Verteilung nach Wohnfläche

• Verteilung nach Personenzahl

• Verteilung nach Verbrauch

• Individuelle Verteilerschlüssel

Abrechnungszeiträume definieren

Die zeitliche Zuordnung der Kosten ist entscheidend für eine korrekte Abrechnung. Das System ermöglicht:

• Festlegung individueller Abrechnungsperioden

• Automatische Berücksichtigung von Mieterwechseln

• Taggenaue Kostenverteilung

Wichtiger Hinweis: Für eine präzise Abrechnung müssen Sie die Anfangs- und Endstände Ihrer Zähler, beispielsweise für Strom und Wasser, sorgfältig dokumentieren. Die Software unterstützt Sie dabei durch eine systematische Abfrage aller relevanten Daten.

Ein besonderer Vorteil von WISO Vermieter 365 ist die automatische Aktualisierung bei rechtlichen Änderungen. Durch regelmäßige Online-Updates bleiben Ihre Abrechnungen stets rechtskonform. Die übersichtliche Bedienoberfläche sorgt dafür, dass Sie sich auch als Einsteiger schnell zurechtfinden und komplizierte Excel-Listen der Vergangenheit angehören.

Die Software prüft automatisch die Plausibilität Ihrer Eingaben und hilft dabei, typische Fehlerquellen zu vermeiden. Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, bestimmte Kosten direkt einzelnen Mietern zuzuordnen, was bei Sonderfällen wie Schornsteinfegerkosten relevant sein kann.

Nebenkostenabrechnung erstellen und prüfen

Jetzt, wo alle Daten erfasst sind, können Sie mit WISO Vermieter 365 die eigentliche Nebenkostenabrechnung erstellen und auf Fehler prüfen. Die Software macht diesen komplexen Prozess durch automatisierte Berechnungen und integrierte Prüfmechanismen deutlich einfacher.

Automatische Berechnung starten

Mit einem Mausklick startet WISO Vermieter die automatische Berechnung Ihrer Nebenkostenabrechnung . Das Programm verarbeitet dabei:

• Alle eingegebenen Rechnungen und Belege

• Vorauszahlungen der Mieter

• Verteilerschlüssel für verschiedene Kostenarten

• Zählerstände und Verbrauchsdaten

Die Software verteilt dabei alle Kosten centgenau und berücksichtigt automatisch eventuelle Mieterwechsel im Abrechnungszeitraum .

Plausibilitätsprüfung durchführen

Nach der automatischen Berechnung ist eine gründliche Plausibilitätsprüfung unerlässlich. WISO Vermieter 365 unterstützt Sie mit integrierten Prüfroutinen. Folgende Schritte sind dabei wichtig:

1. Überprüfung der Gesamtsummen

2. Kontrolle der Verteilerschlüssel

3. Abgleich der Vorauszahlungen

4. Prüfung der Abrechnungszeiträume

5. Kontrolle der Verbrauchswerte

Besonders wichtig: Die Software führt automatisch eine Plausibilitätsprüfung durch und markiert auffällige Werte oder mögliche Unstimmigkeiten . Dies hilft Ihnen, potenzielle Fehler frühzeitig zu erkennen.

Fehler erkennen und korrigieren

Sollten Sie Fehler in der Abrechnung entdecken, bietet WISO Vermieter 365 verschiedene Korrekturmöglichkeiten. Die häufigsten Fehlerquellen sind:

• Falsche Abrechnungszeiträume bei einzelnen Rechnungen

• Unvollständige Verbrauchsdaten

• Fehlerhafte Zuordnung von Kosten

• Inkorrekte Verteilerschlüssel

Bei der Korrektur unterstützt Sie das Programm durch:

• Direkte Bearbeitungsmöglichkeiten der Eingaben

• Automatische Neuberechnung nach Korrekturen

• Transparente Dokumentation aller Änderungen

Praxis-Tipp: Nutzen Sie die Vorschaufunktion, um die Auswirkungen Ihrer Korrekturen sofort zu sehen. Die Software erstellt nach jeder Änderung automatisch eine neue Berechnung und aktualisiert alle abhängigen Werte .

Für maximale Rechtssicherheit aktualisiert WISO Vermieter 365 alle Berechnungsgrundlagen automatisch bei Änderungen der gesetzlichen Vorgaben . Dies gewährleistet, dass Ihre Nebenkostenabrechnung stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht.

Die Software ermöglicht es auch, eine korrigierte Version der Abrechnung als separate Datei zu speichern . Dies ist besonders nützlich, wenn Sie nachträgliche Änderungen dokumentieren müssen oder verschiedene Versionen der Abrechnung vergleichen möchten.

Abrechnung finalisieren und versenden

Im letzten Schritt der Nebenkostenabrechnung geht es darum, das fertige Dokument zu überprüfen, rechtssicher zu gestalten und an die Mieter zu versenden. WISO Vermieter 365 bietet dafür verschiedene praktische Funktionen.

Dokumentenvorschau und Anpassungen

Die Vorschaufunktion ermöglicht einen detaillierten Blick auf die fertige Abrechnung. Führen Sie vor dem Versand diese wichtigen Prüfschritte durch:

1. Vollständigkeit aller Kostenpositionen

2. Korrekte Darstellung der Berechnungen

3. Lesbarkeit aller Tabellen und Aufstellungen

4. Richtigkeit der Mieterdaten

5. Prüfung der Zahlungsfristen

Praktischer Tipp: Nutzen Sie die Zoom-Funktion in der Vorschau, um auch kleine Details gut erkennen zu können. Die Software ermöglicht es, einzelne Seiten separat zu betrachten und bei Bedarf anzupassen .

Rechtskonforme Gestaltung

WISO Vermieter 365 gewährleistet durch regelmäßige Online-Updates die Rechtssicherheit Ihrer Abrechnungen . Die Software berücksichtigt automatisch:

• Aktuelle Heizkostenverordnung

• Gesetzliche Abrechnungsfristen

• Vorgeschriebene Darstellungsformen

• Notwendige Erläuterungen

• Pflichtangaben nach Mietrecht

Die Software erstellt automatisch eine rechtskonforme Nebenkostenabrechnung, die den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht . Bei Bedarf können Sie zusätzliche Erläuterungen oder Hinweise ergänzen.

Export- und Druckoptionen

Für den Versand der fertigen Abrechnung bietet WISO Vermieter 365 flexible Möglichkeiten. Sie können die Dokumente:

• Als PDF-Datei exportieren

• Direkt ausdrucken

• Digital archivieren

• Per E-Mail versenden

• In der Dokumentenverwaltung ablegen

Besonders praktisch: Bei der PDF-Erstellung können Sie die Dateinamen individuell anpassen und beispielsweise den Namen des Mieters und den Abrechnungszeitraum automatisch einfügen . Dies erleichtert die spätere Zuordnung und Archivierung erheblich.

Für die digitale Verwaltung bietet die Software eine integrierte Dokumentenverwaltung . Hier können Sie:

• Alle Abrechnungen zentral archivieren

• Nach bestimmten Kriterien suchen

• Verschiedene Versionen verwalten

• Dokumente kategorisieren

Wichtig für die Archivierung: Die Software speichert automatisch alle Versionen Ihrer Abrechnungen. Dies ist besonders wertvoll, wenn Sie später Änderungen nachvollziehen oder Nachweise erbringen müssen .

Für den Versand per E-Mail können Sie direkt aus dem Programm heraus arbeiten. Die Software unterstützt Sie dabei mit vorbereiteten E-Mail-Vorlagen und der Möglichkeit, mehrere Abrechnungen gleichzeitig zu versenden .

Ein besonderer Vorteil ist die Möglichkeit, die Abrechnungen auch über die Web-Version von WISO Vermieter 365 zu bearbeiten und zu versenden . Dies ermöglicht Ihnen maximale Flexibilität, da Sie von jedem Gerät mit Internetverbindung aus arbeiten können .

Die Software bietet zudem eine Funktion zur automatischen Anpassung der Vorauszahlungen basierend auf der aktuellen Abrechnung . Diese Anpassung können Sie bei Bedarf in einem separaten Schreiben an die Mieter kommunizieren.

Praxis-Tipp für die Dokumentation: Aktivieren Sie die Option "Nebenkostenabrechnungen als PDF in Dokumentenverwaltung ablegen" . Dies gewährleistet eine systematische und übersichtliche Archivierung aller Abrechnungen.

Die professionelle Erstellung von Nebenkostenabrechnungen muss nicht länger eine zeitraubende Herausforderung sein. WISO Vermieter 365 bietet alle notwendigen Werkzeuge für rechtssichere und fehlerfreie Abrechnungen.

Die Software führt Sie von der ersten Installation über die Dateneingabe bis zum fertigen Dokument. Dank automatischer Plausibilitätsprüfungen, flexibler Anpassungsmöglichkeiten und regelmäßiger rechtlicher Updates können Sie sich auf die Richtigkeit Ihrer Abrechnungen verlassen.

Nutzen Sie die vielfältigen Funktionen der Software für Ihre Nebenkostenabrechnungen. Mit systematischer Dokumentenverwaltung, verschiedenen Exportmöglichkeiten und der praktischen Web-Version behalten Sie stets den Überblick über Ihre Vermietungsangelegenheiten.